Unabhängig davon, wie viele verschiedene Geschäftsprozesse in verschiedenen Branchen verfügbar sind, gibt es am Ende drei Hauptleistungskennzahlen, die definieren, wie erfolgreich Ihre Geschäftsprozesse sind. Dies sind Effektivität, Effizienz und Agilität, die erheblich zu Ihrer gesamten Geschäftsproduktivität beitragen!
Wirksamkeitsprobleme
Ein Geschäftsprozess soll den gewünschten Effekt in das Geschäft bringen. Aus vielen Gründen kann der Geschäftsprozess jedoch weit davon entfernt sein. Ein effektives Unternehmen erfordert, dass seine Prozesse ohne Abweichungen und Verstöße ablaufen.
Das Problem mit Abweichungen besteht darin, dass Sie einen Geschäftsprozess so konzipiert haben, dass er auf eine bestimmte Weise funktioniert. Die Realität weicht jedoch aus vielen möglichen Gründen vom Plan ab. Obwohl einige Abweichungen gut sein können, verringern Abweichungen in den meisten Fällen die gewünschten Geschäftsergebnisse oder beseitigen sie vollständig. Es gibt jedoch Möglichkeiten, Abweichungen zu vermeiden. Beispielsweise kann man Abweichungen mithilfe faktenbasierter Methoden identifizieren und untersuchen und rechtzeitig Maßnahmen für unerwünschte Abweichungen ergreifen, um finanzielle oder rechtliche Auswirkungen zu vermeiden.
Verstöße sind kritischer als Abweichungen. Was passiert mit Verstößen ist; Man definiert eine Reihe von Geschäftsregeln für bestimmte Geschäftsprozesse, aber einige der Regeln werden verletzt. Infolge von Verstößen treten häufig unerwünschte Probleme auf, von denen einige aufgrund schwerwiegender Verstöße gegen Richtlinien und Vorschriften sogar schwerwiegende Probleme verursachen. Natürlich können Verstöße mit bekannten Bewertungs- und Prüfungsmethoden verhindert werden. Diese Methoden sind jedoch zeitaufwändig und kostenintensiv. Glücklicherweise entstehen datengesteuerte Methoden zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften in Echtzeit, wie z. B. Process Mining. Auf diese Weise ist es möglich, Geschäftsregeln in Prozesse einzubeziehen, die Kontrolle über bestimmte obligatorische Aktivitäten zu erhöhen und diese kontinuierlich zu überwachen.
Effizienzprobleme
In der einfachsten Form bedeutet Geschäftsprozesseffizienz, wie viele Ergebnisse ein Prozess für eine Eingabeeinheit erzielt. Die Eingaben hier können beliebige Ressourcen in einer Organisation sein, z. B. Zeit, Geld, Personal, Materialien usw. Ziel ist es, maximal mögliche Outputs (Produkte und Dienstleistungen für Kunden) zu erzielen, indem minimal erforderliche Inputs für einen Prozess bereitgestellt werden. Es gibt einige Probleme, die dieses Ziel hier in Frage stellen. Schauen wir uns diese Probleme genauer an.
Zum Beispiel ist Verzögerung eines dieser Probleme. Einige Aktivitäten nehmen aus vielen Gründen in einem bestimmten Geschäftsprozess mehr Zeit in Anspruch als erwartet. Der Prozess verlangsamt sich und die Gesamtkosten steigen folglich. Es gibt viele Faktoren, die zu Verzögerungen in einem Geschäftsprozess führen. Der Schlüssel hierbei ist, zu identifizieren, welche Art von Verzögerungen mit welchen Gründen in Prozessen auftreten, und diejenigen zu verhindern, die verhindert werden können. Heutzutage ist es möglich, die Daten zu nutzen, die Unternehmen bei allen Aktionen protokollieren, und umsetzbare Erkenntnisse zu generieren. Zum Beispiel kann man leicht die notwendige Kompetenz aufbauen, um einen Prozess in jedem Schritt zu messen, indem man vorhandene Daten nutzt und vorbeugende Maßnahmen ergreift, um die geschäftlichen Auswirkungen solcher Verzögerungen zu begrenzen.
Wiederholung ist ein weiteres Problem, das die Prozesseffizienz stark beeinträchtigt. Dies ist der Fall, wenn bestimmte Aufgaben aus vielen verschiedenen Gründen in Prozessen unnötig wiederholt werden. Es besteht kein Zweifel, dass die Ressourcennutzung indirekt zunimmt, obwohl das Gesamtergebnis gleich bleibt. Es mag kompliziert klingen, sie in sehr involvierten Geschäftsabläufen zu identifizieren, aber es ist einfacher als gedacht. Wenn beispielsweise ähnliche Eingaben in mehreren verschiedenen Schritten verwendet werden, um ähnliche Ausgaben innerhalb eines Prozesses zu erzeugen, gibt es ein Zeichen der Wiederholung. Sobald es durch Anwendung eines analytischen und datengesteuerten Ansatzes identifiziert wurde, kann man auch die Normen definieren und sie zur Laufzeit verfolgen. Es versteht sich von selbst, dass solche sich wiederholenden Aufgaben in der Tat großartige Möglichkeiten für die Automatisierung durch den Einsatz von RPA-ähnlichen Lösungen darstellen.
Das letzte Problem, das Effizienzprobleme verursacht, ist die Verschwendung kritischer Ressourcen. Insbesondere die Humanressourcen sind die wichtigsten Ressourcen von Organisationen im heutigen Geschäftsleben. In Organisationen ist es häufig der Fall, dass einige grundlegende Aktivitäten von sehr hochrangigen Mitarbeitern durchgeführt werden. Dies liegt nicht daran, dass die Rollen und Verantwortlichkeiten nicht richtig definiert sind oder Anreize nicht richtig ausgerichtet sind, sondern lediglich daran, dass in dieser Dimension keine Messungen durchgeführt wurden. Infolgedessen werden wertvolle Ressourcen verschwendet und die Opportunitätskosten erhöht, da diese Ressourcen für lohnendere Aktivitäten hätten eingesetzt werden können. Unternehmen, die ihre Prozesse in einer digitalen Umgebung ausführen, verfügen bereits über eine Vielzahl von Informationen (Ereignisprotokolle, die in verschiedenen IT-Systemen aufgezeichnet wurden) darüber, wer welche Aktivitäten in welcher Häufigkeit ausführt. Es gibt Disziplinen wie Process Mining, die diese Ereignisprotokolle schnell und weise interpretieren können. Daher ist es für ein Unternehmen heutzutage recht einfach, Aktivitäten mit den gewünschten Fähigkeiten abzubilden und durch kontinuierliche Überwachung immer sicherzustellen, dass die richtigen Aktivitäten mit den richtigen Ressourcen ausgeführt werden.
Agilitätsprobleme
Agilität in Geschäftsprozessen bedeutet, sich schnell an interne und externe Marktveränderungen anpassen zu können. Die schnelle Reaktion auf sich schnell ändernde Kundenanforderungen, die Minderung der Risiken störender Wettbewerber durch die schnelle Entwicklung neuer innovativer Produkte und die Flexibilität, die negativen Auswirkungen von Lieferanten zu verringern, sind gute Ergebnisse einer agilen Organisation. Agilität hängt auch stark mit der bestehenden Unternehmenskultur zusammen, aber die richtige Kultur an sich garantiert nicht die Agilität im Geschäft. Dies kann technisch mit schlanken Geschäftsabläufen erreicht werden, indem Starrheit und Trägheit in Geschäftsprozessen verhindert werden, die normalerweise mit dem Wachstum des Geschäfts einhergehen.
Es ist sinnvoll, über Starrheitsprobleme zu sprechen, wenn ein Geschäftsprozess nicht flexibel genug ist, um rechtzeitig auf die Anforderungen des Kunden sowie auf die Bedrohungen durch Wettbewerber zu reagieren. Was also passiert, ist, dass tatsächlich die Umsatzmöglichkeiten verpasst werden, die mit Kosten geringer Flexibilität hätten erzielt werden können, und das Geschäft für Störer anfällig wird. Es sind grundlegende Schritte wie die Standardisierung von Prozessen erforderlich, um schlanke und flexible Geschäftsprozesse zu erreichen. Es gibt jedoch niedrig hängende Früchte, die bereits angewendet werden können. Zum Beispiel ist es durchaus möglich, die Orchestrierung zwischen Frontend- (Kundenorientierung) und Backend-Prozessen (interne Wertschöpfung) sicherzustellen, indem datengesteuerte und prozessorientierte Technologien eingesetzt werden.
Trägheit in einem Geschäftsprozess ist ein weiteres wichtiges Problem, das die Agilität behindert. Eine schnelle Anpassung an Marktveränderungen ist für Unternehmen mit schleppenden Geschäftsprozessen nahezu unmöglich. Infolgedessen verliert das Unternehmen seinen Wettbewerbsvorteil und seine Attraktivität für interne und externe Stakeholder, da es nur langsam auf Marktveränderungen reagiert. Das Ziel hier ist unbestritten, flinke Geschäftsprozesse anzustreben und Prozesse zu vereinfachen, wo immer es möglich ist, die gewünschte Agilität aufrechtzuerhalten. Hier lautet die Frage: Wie? Mit einem klaren Ziel, einer starken Strategie und einer soliden Unterstützung durch datengesteuerte Technologien wie Process Mining (um fundierte und faktenbasierte Entscheidungen zu stärken) ist es möglich, die Probleme zu identifizieren, die die Wendigkeit behindern, und sie aus den Prozessen zu entfernen.
Kurz gesagt, die Produktivität von Unternehmen hängt von Effektivität, Effizienz und Agilität ab. Es gibt drei wichtige Elemente in einem Unternehmen: Menschen, Technologie und Prozesse. Die Konzentration auf Produktivitätsprobleme bei Geschäftsprozessen in Bezug auf Effektivität, Effizienz und Agilität wäre daher ein konkreter Ausgangspunkt, um die allgemeine Produktivität des Unternehmens zu verbessern. Zweifellos ist Process Mining die Schlüsseltechnologie, mit der Sie Produktivitätsprobleme in Prozessen identifizieren und umsetzbare Erkenntnisse zur Verbesserung Ihrer Produktivität liefern können.
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