Process mining is a technique that extracts the knowledge from the internal data (event log) that is available in today’s information systems. This technique enables us to discover, monitor and improve our business processes.

Im Folgenden sind die wichtigsten Fragen aufgeführt, die Process Mining anhand der analytischen Fakten beantworten kann:

1. Was passiert wirklich während der Ausführung meiner Prozesse? (Prozesserkennung)
2. Hat unsere Arbeit Abweichungen von unserem Design? (Konformitätsprüfung)
3. Wo sind die Engpässe, Abfälle oder Nacharbeiten? (Leistungsüberprüfung)
4. Was sind die geschätzten Kosten und potenziellen Einsparungen für jede Aktivität innerhalb eines Prozesses? (Kosten und Geldfluss)
5. Was ist die Hauptursache für jedes Produktivitätsproblem? (Ursache)

1. Prozesserkennung: Process documentation and analysis are mostly based on ideal models, rather than on how users actually behave. Process mining software visualizes accurate ‘Ist-Prozess‘ in terms of design, variations, and patterns, in addition to calculating process performance information by simply pushing a button. Following insights becomes available with the process discovery:

• Prozesszuordnungen, die automatisch aus den Spuren von Benutzeraktionen neu erstellt werden
• Ein genaues Bild davon, wie Benutzer ihre Aufgaben ausführen
• Ein klares Bild darüber, wie unterschiedlich derselbe Prozess über Prozessvarianten ausgeführt wird
• Animation des Prozessablaufs über die Zeit

2. Konformitätsprüfung: Process mining enables us to check the conformity of the “as-is process” compared to the designed static process model (BPM) or regulatory rules. Together with the discovery the process variant view becomes available. This powerful view gives us the details about different activity paths followed by users during performing a certain process.

Das obige Bild zeigt die 5 verschiedenen Arten, wie ein Rechnungsgenehmigungsprozess behandelt wird. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, klar zu erkennen, ob sie über Standardvorgänge für verschiedene Personen, Regionen, Kunden, Lieferanten usw. verfügen. Unternehmen sollten die Prozessvariationen kontinuierlich überwachen und die Prozesse harmonisieren, die sich auf die leistungsstärkste Variante beziehen.

Another powerful insight process mining provides is the process comparison. Minit process mining allows comparison of 2 different processes. This approach is beneficial in audit projects or comparison of “as-is process” to the designed BPM models to identify the differences in real processes compared to the planned. Another benefit of process compare function is the possibility to compare same process in different time period or same process among different geographies, vendors, departments etc.

3. Leistungsanalyse: Process Mining bietet uns die Möglichkeit, durch die Prozessschritte (Aktivitäten) zu navigieren, die von der Hubschrauberansicht als Ganzes bis zur detaillierten Aktivitätsstufe reichen.

• Prozessdauer Auf jeder Ebene wie dem E2E-Prozess, einem Teil des Prozesses, einer bestimmten Variante oder jeder Aktivität kann dies leicht beobachtet werden.
• Zahl der Fälle Dass ein Prozess oder eine Aktivität stattfindet, gibt uns die Wiederholung eines bestimmten Prozesses.
• Ineffizienzen Überarbeitungen, Tischtennis und Engpässe sind mit einem leistungsstarken Process-Mining-Tool leicht zu erkennen.
• Filtern ermöglicht es uns, die spezifischen Antworten zu finden, nach denen wir suchen. Für eine Beschaffungsabteilung mit Tausenden von zu zahlenden Rechnungen sind beispielsweise nur wenige Klicks erforderlich, um die verspäteten Rechnungszahlungen aufgrund von Nacharbeiten zu filtern.

4. Kosten und Geldfluss: Unternehmen leiden meist unter der Unsichtbarkeit der Kostenaufteilung. Mit Process Mining ist es möglich, die Kosten jedes Prozesses auf Aktivitätsebene zu schätzen. Die Kosten für bestimmte Ressourcen und die Gemeinkosten für die Durchführung bestimmter Aktivitäten ermöglichen es Unternehmen, die HD-Sichtbarkeit des Kosten-Footprints über die Prozesslandkarte zu verteilen. Neben den Kosten kann der Geldfluss in einem Prozess auch mit Minit Process Mining visualisiert werden. Unterhalb des gesamten Bestellbetrags sind alle Rechnungen von Lieferanten zu sehen.

5. Wurzel Ursache: Nach den ersten vier zuvor beschriebenen Schritten können Unternehmen eine Ergebnisliste erstellen. Diese Ergebnisse müssen mit den Prozessverantwortlichen und KMU besprochen werden, um die Ergebnisse auf eine Problemliste einzugrenzen und die wahren Gründe für die identifizierten Probleme zu verstehen. Die Hauptursache für die meisten der identifizierten Probleme wie Nacharbeiten, nicht konformes Verhalten usw. kann zusammen mit den Prozessverantwortlichen untersucht werden, indem die Filter verwendet werden, um den richtigen Ort für das Problem zu finden. In Bezug auf die hohe Dauer bietet Minit eine Liste möglicher Gründe, die die Prozesszeit negativ beeinflussen.

Fazit:

Process mining technology makes process analytics more accurate, cheaper and faster. As a result, it leaves us more time to better examine and understand anomalies. Thanks to its powerful algorithm, process mining provides the visibility on the “as-is processes”, process variations, non-compliant cases, performance figures and many more insights. Deep understanding of the real processes provides decision makers also to decide on the best actions to reduce the cost, improve efficiency and enable growth.

Neben der Prozessverbesserung wird häufig Process Mining eingesetzt, um Initiativen wie Robotic Process Automation (RPA), Operational Excellence (CoE), Shared Service Organisation (SSO), Digitaler Zwilling einer Organisation (DTO). Solche kostenintensiven Initiativen können nur mit einer leistungsstarken Analysetechnik wie Process Mining die Leistungsfähigkeit von Daten nutzen.

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Wenn Sie bereit sind, die Process Mining-Software auszuprobieren und zu prüfen, was sie kann, fordern Sie eine personalisierte Demo an. Wir sind bereit, Sie auf Ihrem Weg zur Produktivitätsverbesserung zu begleiten.